MON AMI
SMALLBUSINESS

Programma di magazzino completo.
Per le piccole aziende che cercano un gestionale magazzino facile ed economico.

Compatibile con sistemi Windows.


Mon Ami SmallBusiness è un programma di magazzino che copre ogni aspetto relativo alla gestione della fatturazione, del magazzino, degli acquisti e dei pagamenti.

L'interfaccia per la compilazione dei documenti è semplice ed intuitiva e permette di creare velocemente qualsiasi documento con la possibilità di sfruttare lettori di codici a barre e terminali di raccolta dati per velocizzare l'inserimento dei prodotti.

Per agevolare il caricamento dei dati è disponibile una funzione che consente di compilare un documento caricando i dati da altri documenti memorizzati precedentemente, questa funzionalità permette di velocizzare notevolmente la compilazione dei documenti.

Tutte le stampe possono essere salvate in formato PDF e/o inviate tramite e-mail.

Fatture e documenti di trasporto

E' possibile emettere fatture proforma, immediate / accompagnatorie o differite.
E' gestito il calcolo automatico della ritenuta d'acconto e di un'eventuale seconda ritenuta come ad esempio l'ENASARCO.
E' disponibile una funzione di fatturazione differita che permette di raggruppare in un'unica fattura tutti i documenti di trasporto emessi.

Preventivi ed ordini

Dopo aver creato un preventivo è possibile con pochi click trasformarlo in un ordine, un documento di trasporto oppure fatturarlo direttamente.
L'evasione di un ordine può essere totale o parziale con la possibilità di verificare tramite un'apposita stampa la situazione degli ordini inevasi (backorder).

Ricevute e scontrini fiscali

Per chi effettua la vendita al dettaglio è possibile stampare ricevute fiscali su carta semplice. Qualora sia necessario emettere uno scontrino fiscale, oltre alla stampa su carta semplice, è prevista la possibilità di stampare lo scontrino fiscale tramite un registratore di cassa collegato.

Listini e condizioni particolari

Sono supportati listini illimitati e si può decidere per ogni articolo in quale listino è presente. Ogni listino può essere IVA esclusa o IVA inclusa con scorporo automatico. Il prezzo di vendita può essere impostato manualmente o tramite un ricarico % sul costo della merce.
Ogni cliente può avere un listino associato ed è possibile applicare sconti particolari per singolo cliente su un articolo o una categoria di articoli.

Articoli

Oltre al codice principale è possibile associare ad ogni articolo illimitati codici alternativi.
Sono supportate la descrizione su più righe e la possibilità di impostare prezzi fino a 5 decimali per gestire articoli con prezzi di ridotto valore unitario (es. viteria, bulloneria, etc.).
Per ogni articolo è possibile associare fornitori diversi con prezzi d'acquisto differenti.

Magazzino

Caratteristica fondamentale del gestionale magazzino e l'aggiornamento delle giacenze che avviene in automatico al salvataggio di ogni documento.
La funzione Scheda articolo visualizza un elenco di tutte le movimentazioni eseguite su un determinato articolo e permette di accedere ai documenti che le hanno generate, la funzione Situazione articoli permette invece di ottenere l'esistenza di magazzino attuale.
Una procedura di valorizzazione articoli consente di calcolare e stampare l'inventario a qualsiasi data utilizzando i criteri fiscali: Costo ultimo, Costo medio, LIFO e FIFO.

Acquisti

E' gestita tutta l'operatività verso i fornitori. E' possibile emettere una richiesta d'offerta che potrà successivamente essere trasformata in ordine a fornitore. Al ricevimento delle merce si potrà effettuare un movimento d'acquisto caricando in automatico gli articoli dall'ordine fornitore evadendolo totalmente o parzialmente.

Ricevute bancarie

Dopo l'emissione delle fatture di vendita si possono generare in automatico le ricevute bancarie che possono essere stampate su carta o memorizzate su file per la successiva presentazione tramite home banking.

Stampa etichette

Si possono stampare due tipi di etichette:
indirizzi: per la stampa delle etichette con l'indirizzo di spedizione
articoli: per stampare l'etichetta da applicare sugli articoli (contenente informazioni quali il prezzo, la descrizione, il codice a barre, etc.)
La stampa può avvenire su stampante normale o su stampante di etichette.

Moduli di stampa

Una potente funzione di gestione dei moduli di stampa permette all'utente di personalizzare ogni aspetto dei moduli usati per la stampa dei documenti e delle etichette articoli e indirizzi.
Vengono forniti moduli predefiniti per tutti i documenti gestiti a cui eventualmente applicare modifiche (es. inserimento del logo aziendale, variazione colori e testi, etc.).

Statistiche

Sono disponibili statistiche sul venduto per cliente, articolo o per mese e sull'acquistato per articolo o per fornitore. Il risultato potrà essere stampato in formato report e/o grafico.

Importazione dati

L'importazione dati consente di importare articoli / listini, clienti e fornitori da file di testo in formato CSV. Il formato di importazione è totalmente configurabile dall'utente.

Caratteristiche

  • Multiaziendale e multiutente (acquistando una licenza per ogni postazione)
  • Gestioni avvisi configurabili dall'utente (promemoria)
  • Possibilità di salvare tutte le stampe in formato PDF e/o inviarle tramite e-mail
  • Funzionalità di backup in formato ZIP
  • Aggiornamenti automatici via internet
  • Gestione articoli di tipo merce / servizio con illimitati codici alternativi
  • Gestione di illimitati listini di vendita
  • Listini di vendita a ricarico o a prezzo imposto con sconti su 3 livelli
  • Prezzi articolo fino a 5 decimali
  • Prezzi IVA esclusa o IVA inclusa con scorporo automatico
  • Causali di magazzino configurabili
  • Calcolo automatico prezzo di vendita in base a: ultimo prezzo d'acquisto, prezzo fornitore predefinito, prezzo medio d'acquisto
  • Gestione e stampa articoli da ordinare
  • Variazione del prezzo di vendita durante il carico se il prezzo d'acquisto è cambiato
  • Valorizzazione inventario a costo ultimo, costo medio, LIFO o FIFO
  • Aggiornamento totali di magazzino in tempo reale
  • Sconti particolari per cliente su articolo o categoria articoli.
  • Importazione articoli / listini, clienti e fornitori da file di testo CSV
  • Stampa listini di vendita con esportazione su file XML o CSV
  • Categorie merceologiche su due livelli
  • Creazione documenti: preventivi, ordini clienti, documenti di trasporto, fatture proforma, fatture immediate / accompagnatorie, fatture differite, note di credito, ricevute fiscali, scontrini fiscali, richieste d'offerta e ordini a fornitori
  • Fatturazione differita cumulativa o per singolo D.D.T.; anteprima dei documenti da generare
  • Gestione ritenuta d'acconto
  • Gestione seconda ritenuta (ad. es. ENASARCO)
  • Calcolo automatico peso / volume / colli nei documenti
  • Emissione documenti caricando da ad altri documenti (con riporto automatico della dicitura di riferimento)
  • Evasione parziale / totale degli ordini clienti dai documenti di vendita
  • Supporto lettori di codici a barre e terminali di raccolta dati
  • Scheda cronologica movimentato per articolo
  • Statistiche sul venduto e sull'acquistato per articolo, cliente o mese con grafico
  • Gestione Ri.Ba. con elaborazione automatica dei documenti di vendita e generazione disposizioni su carta e/o su file
  • Stampa etichette / frontalini articoli configurabili dall'utente
  • Stampa indirizzi clienti su etichette personalizzabili dall'utente
  • Moduli di stampa dei documenti (preventivi, ordini, D.D.T., fatture, etc.) totalmente personalizzabili dall'utente
  • Collegamento a registratori di cassa per la stampa di scontrini fiscali (Sono supportati i registratori di cassa compatibili con il protocollo XON-XOFF e le stampanti fiscali Epson FP81 e FP90).

 Esiste una versione DEMO di Mon Ami SmallBusiness?

Si. E' possibile scaricare una versione di prova completa tutte le funzionalità. La versione di prova contiene alcuni dati fittizi già inseriti e permette di creare nuove aziende e nuovi documenti fino ad un massimo di 50 inserimenti.

 Per quali aziende è adatto il programma?

SmallBusiness si rivolge ad aziende, artigiani, negozi e liberi professionisti.

 Alla scadenza del periodo iniziale di assistenza e aggiornamenti è obbligatorio rinnovare il servizio di assistenza?

No, non è obbligatorio rinnovare il servizio di assistenza, Mon Ami SmallBusiness è venduto con licenza illimitata e quindi utilizzabile per sempre. Alla scadenza del periodo di assistenza e aggiornamenti si potrà continuare ad utilizzare il programma non ricevendo, ovviamente, supporto e aggiornamenti.

 Mi serve una funzione che non è presente nel programma. Posso chiedere una personalizzazione?

Non è possibile richiedere personalizzazioni. Mon Ami SmallBusiness viene venduto così com'è. Ovviamente i programmatori sono sempre al lavoro per migliorare il programma pertanto sono ben accetti consigli e suggerimenti che eventualmente potranno essere inseriti in future versioni del programma.

 Quali sono i requisiti di sistema richiesti per SmallBusiness?

Processore a 32bit o 64bit – 512Mb RAM – 100Mb spazio libero su HD
S.O. supportati (sia a 32bit che a 64bit): Windows XP / Vista / 7 / 8 / 2000 / 2003 / 2008

 SmallBusiness funziona sui sistemi come Mac e Linux?

SmallBusiness funziona esclusivamente su sistemi Windows. E' possibile utilizzarlo su Mac e Linux tramite dei programmi di emulazione come ad es. VirtualBox, Parallels, VMWare, etc.

 Posso utilizzare SmallBusiness in rete su più stazioni di lavoro?

Si. Acquistando una licenza per ogni postazione di lavoro sarà possibile condividere da ogni pc della rete lo stesso database e lavorare contemporaneamente.

 Ho un problema, come devo fare per avere assistenza?

E' possibile ricevere assistenza inoltrando le segnalazioni direttamente dalla funzione apposita all'interno del programma, chiamando il numero telefonico dedicato all'assistenza post-vendita o inviando una e-mail all'indirizzo assistenza@isw.it

 Devo reinstallare, aggiornare o cambiare il mio computer. Cosa devo fare?

Il codice di attivazione di SmallBusiness è legato alle caratteristiche del PC su cui viene installato. Prima di procedere alla formattazione, alla sostituzione di componenti hardware, a modifiche del sistema operativo o al cambio del computer è obbligatorio procedere alla disattivazione del prodotto. In caso non venga effettuata tale procedura il prodotto sarà riattivabile solo con l'acquisto di una chiave di protezione USB.

 Ho già un altro software gestionale, passando a SmallBusiness è possibile importare le anagrafiche clienti / fornitori / articoli dal vecchio gestionale?

Mon Ami SmallBusiness possiede una funzione apposita di importazione da file di testo, è necessario assicurarsi che il vecchio gestionale supporti l'esportazine dei dati su file di testo per poterli poi importare in Mon Ami SmallBusiness. Per importazioni più complesse Idea Software fornisce assistenza e consulenza per il trasferimento dei dati. Tuttavia, a causa della moltitudine di standard di database esistenti è necessario valutare caso per caso per poter confermare la possibilità di convertire i dati.

 Sono fornite delle tabelle di base con SmallBusiness o devo inserirle manualmente?

Si, durante l'installazione verranno caricate delle tabelle preimpostate quali: codici IVA, pagamenti, unità di misura e causali movimento.

 E' disponibile un manuale del programma?

Si. Viene fornito un manuale in formato PDF sempre aggiornato e scaricabile dall'utente. E' inoltre disponibile come guida in linea durante l'utilizzo del programma premendo il tasto F1.

 Ho degli articoli con prezzi molto contenuti, posso utilizzare dei decimali aggiuntivi?

Si. Impostando in configurazione la voce Abilita 3 decimali aggiuntivi nei prezzi articolo sarà possibile inserire 3 decimali aggiuntivi oltre quelli propri della valuta inserita.

 E' possibile utilizzare un lettore di codice e barre con SmallBusiness?

Si. Qualsiasi lettore che supporti l'emulazione di tastiera. Ovunque è richiesto un codice articolo sarà possibile leggere il codice a barre per caricare l'articolo corrispondente.

 Posso associare più codici a barre allo stesso prodotto?

Si, è possibile associare codice a barre illimitati per ogni articolo. E' inoltre possibile specificare per ogni codice a barre un confezionamento diverso da quelli di base dell'articolo.

 Posso avere più fornitori e prezzi di acquisto diversi per lo stesso articolo?

Si. E' possibile inserire fornitori illimitati per ciascun articolo, ognuno con condizioni di acquisto diverse.

 Ho sbagliato ad emettere un documento, posso modificarlo?

Si. Tutti i documenti possono essere sempre modificati, anche dopo la stampa, per ovviare ad errori di inserimento.

 Ho fatto un documento al cliente/fornitore sbagliato, posso correggerlo?

Si. In qualsiasi momento è possibile riaprire un documento emesso e cambiarne l'intestazione.

 Si possono personalizzare i moduli di stampa?

Si. Tutti i moduli di stampa sono completamente modificabili dall'utente tramite la funzione Variazione moduli di stampa che consente di creare moduli di stampa completamente personalizzati per quanto riguarda fincati, contenuti, caratteri di stampa e colori.

 Si può inviare un documento tramite posta elettronica?

Con SmallBusiness è possibile generare il file PDF di qualsiasi stampa ed in seguito inviarlo via e-mail.

 E' possibile gestire le vendite verso clienti in esenzione IVA?

Si. Per ogni cliente è possibile specificare un codice IVA (o esenzione) personalizzato che sarà proposto in automatico durante l'emissione dei documenti.

 Posso esportare le distinte Ri.Ba in formato elettronico per portarle in banca o inviarle via home banking?

Si. SmallBusiness supporta le generazione di un file di scambio dati secondo gli standard interbancari.

 E' possibile spostare di alcuni giorni le scadenze pagamenti di fine mese in caso di necessità?

Si. E' possibile posticipare le scadenze dei pagamenti previsti a fine mese qualora risulti necessario (p. es. in caso di festività). Mese per mese è possibile impostare il numero dei giorni di cui posticipare la scadenza.

 Posso collegare SmallBusiness ad un registratore di cassa?

Si. Mon Ami SmallBusiness supporta tutti i registratori di cassa compatibili con il protocollo XON-XOFF e le stampanti fiscali Epson FP81 o FP90.

Licenza d'uso

Mon Ami SmallBusiness viene venduto con licenza d'uso illimitata pertanto si può continuare ad utilizzare il programma anche in assenza di un contratto di assistenza ed aggiornamenti.

Per i primi 90gg dalla data di attivazione vengono forniti i seguenti servizi:

  • Assistenza telefonica, e-mail e teleassistenza
    Servizio di assistenza telefonica nei giorni lavorativi dal lunedì al venerdì dalle 9:00 alle 12:00 e dalle 14:30 alle 17:30 ad un numero dedicato dove risponde personale esperto e qualificato che, in caso di necessità, potrà lavorare a distanza sul computer del cliente.
    Servizio di assistenza via e-mail all'indirizzo assistenza@isw.it

  • Aggiornamenti del programma
    In presenza di un collegamento ad internet, viene verificata in automatico la presenza di nuovi aggiornamenti e viene chiesto all'utente se scaricarli ed installarli.
    In assenza di una connessione internet sarà comunque possibile scaricare da un altro pc i files di installazione per procedere all'installazione manuale.


Rinnovo del contratto di assistenza e aggiornamenti (facoltativo)

Al termine dei primi 90gg sarà possibile, facoltativamente, rinnovare il contratto di assistenza e aggiornamenti per ulteriori 12 mesi.

Se viene effettuato il rinnovo entro i 30gg successivi alla data di scadenza si potrà usufruire del prezzo di rinnovo più vantaggioso pari a € 60,00 + IVA. Il nuovo contratto avrà una validità di 12 mesi dalla data di scadenza del precedente contratto indipendentemente che il pagamento venga effettuato prima o dopo la data di scadenza del contratto scaduto.

Rinnovando oltre i 30gg dalla data di scadenza il prezzo di rinnovo sarà pari a € 90,00 + IVA ed il contratto avrà una validità di 12 mesi dalla data del rinnovo.